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| En el año 2006 el 70% de las empresas Fortune 1000 y diversas organizaciones nacionales e internacionales como la Federación Argentina de Cardiología y la Organización Panamericana de Salud aplicaron exitosamente la modalidad de Conferencias por Internet y sus enormes ahorros.
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El televisor nunca tuvo la calidad de imagen ni del sonido presencial, y sin embargo por sus muchas otras ventajas logró dominar por completo como medio masivo de comunicación. Al igual que la calidad degradada de la voz humana vía telefónica no fue impedimento para que el teléfono se convirtiera en la moneda corriente en el mundo de las comunicaciones personales, profesionales y laborales, la menor calidad del audio y de la imagen de las Conferencias por Internet será (a) algo a lo cual nos acostumbraremos o (b) algo que solucionaremos mediante la ampliación de la imagen con proyector y amplificación del sonido por parlantes, prácticas que ya se hacen hoy en día. |
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La demora observada en las videoconferencias “viejas” de hace 3 a 5 años atrás no debe tomarse como referencia válida. Estas demoras sucedían antes del advenimiento de las nuevas tecnologías de “streaming” que siguen mejorando minuto a minuto. Con el software adecuado, suficiente capacidad del hardware y conexión por banda ancha el retardo entre la emisión y la recepción de la señal no constituye una cuestión de importancia operativa. |
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Los eventos on-line no requieren idoneidad informática especial, existen software de muy simple uso, aptos para cualquier edad. Los requerimientos de equipamiento y de conexión son cada día más comunes en todo el mundo, incluyendo países en vías de desarrollo. |
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| Las Conferencias por Internet podrían tener fuerte oposición de diversos grupos de poder desinteresados en cambiar su forma de trabajar, comunicar y de interactuar. Tanto gerentes como profesionales de todo tipo, funcionarios públicos nacionales e internacionales, organizadores profesionales de eventos presenciales, los hoteles, las aerolíneas, los gremios gastronómicos y hasta los intérpretes simultáneos podrían llegar a oponerse seriamente a los drásticos cambios que afectarán sobre sus intereses actuales. |
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Las Conferencias por Internet podrían cambiar dramáticamente la estructura de poder con nuevos ganadores y perdedores, permitiendo que países enteros que antes no tenían acceso a la información ni participaban en los procesos de toma de decisiones |
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(por ejemplo, gran parte de América Latina y todo el Caribe) queden ampliamente beneficiados. Idem los discapacitados, personas de edad, personas con dificultad para trasladarse (claustrofóbicos, dializados, embarazadas, profesionales madres, etc.) empresas con presupuestos escasos o inexistentes, profesionales y empleados jóvenes y de escaso poder ‘político’ en empresas públicas o privadas, todo tipo de personas en lugares ‘inaccesibles’ o ubicadas en las provincias del interior de todos los países el mundo. (Ver más detalles en artículo “Eventos Online” por Cecilia Vilches ) |
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Las Conferencias por Internet también pueden transmitir mensajes complejos tales como los que se logran mediante software colaborativos donde varios participantes comparten y pueden alterar un mismo archivo común, lo cual es imposible de ejecutar en forma presencial. Asimismo la posibilidad de todos los participantes de que mientras se desarrolla la Conferencia por Internet de accedan en Internet a toda la bibliografía mundial existente sobre el tema de discusión sin duda que “complejiza” el debate más allá lo posible por vía presencial.
El compromiso resultante del texto escrito volcado en chats son la cara opuesta de la ambigüedad e imprecisión que hoy muchas veces rodea las Conferencias Presenciales. |
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Antes, durante o después de una Conferencia por Internet, pueden organizarse grupos de discusión por temáticas o de encuentro más informales vía audio o chat lo cual brinda un lenguaje menos ambiguo y más comprometido que los ocasionales comentarios verbales. |
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Las falencias del orador durante una Conferencia por Internet se maximizan varias veces en comparación con una Conferencia Presencial. En una Conferencia por Internet el participante solo recibe la voz del orador, su rostro en vivo de tamaño reducido, y la presentación Powerpoint u otro archivo de trabajo, por lo cual estos escasos tres elementos comunicacionales tienen que estar muy bien planteados e impactar con la contundencia requerida para mantener la escurridiza atención de la audiencia. Por lo cual es esencial capacitar al orador para compensar las limitaciones del medio, no solamente en cuestiones teóricas sino también con sesiones de práctica. |
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La posibilidad de los participantes de (a) chatear entre sí, (b) de hacer preguntas “silenciosas” al orador simultáneamente con su presentación y (c) hacer búsquedas bibliográficas por Internet en paralelo respecto del tema en cuestión son tres factores nuevos que podrían alterar muy significativamente la tradicional dinámica del desarrollo de las Conferencias. En suma, el tradicional participante presencial “cautivo” pasa a ser un participante virtual “liberado” y potenciado por su capacidad de intervenir ‘en silencio’ y acceso a información pertinente mientras se está desarrollando el evento. El impacto de lo antedicho podría ser revolucionario para la calidad y riqueza de muchos debates. |
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La calidad, tipo y costo de la web-cam y del micrófono no afectan significativamente los resultados. Es recomendado siempre hacer lo siguiente:
- Ubicar la web-cam de manera que el rostro del orador ocupe toda la pequeña pantalla, en ubicación ¾ perfil con respecto de la cámara. Dado que la imagen del orador generalmente es de 4 x 3 cm, mostrar el cuerpo entero del orador sacrificaría las expresiones faciales.
- Tener buena iluminación
- Mantener la mirada directa a la web cam (lo cual el participante interpreta como una mirada directa a él o ella) y contar con expresividad facial y gesticulación para motivar, y una buena postura del torso para arriba para no salir fuera de cámara.
- Mantener una distancia relativamente fija respecto del micrófono también es muy importante para mantener un volumen constante de recepción.
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Ya existen softwares e intérpretes simultáneos idóneos para la traducción simultánea de idiomas para Conferencias por Internet, con importantes ahorros en su costo. |
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Las organización de Conferencias por Internet es una disciplina nueva que requiere pasos distintos a los tradicionales. Por lo tanto, el rol del organizador es esencial para la elección del software, la preparación del moderador, orador y audiencia y las organización de actividades post-evento (para más detalles lea la nota “Eventos Online” por Cecilia Vilches ) |
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Tanto "firewalls" como "anti-popups" instalados dentro de las computadoras de los participantes o en la red en la cual se encuentran pueden bloquear la transmisión de la Conferencia por Internet. La configuración o settings de las PCs de los participantes pueden mejorar o empeorar la imagen y el sonido. Además, se debe coordinar bien todos los aspectos referentes a la traducción simultánea on-line para que todos la reciban con claridad, incluyendo los intérpretes. Los participantes tienen que saber cómo y cuándo utilizar el Chat con Soporte Técnico. Será necesario desarrollar nuevos protocolos de uso y de “buenos modales” inéditos en los eventos presenciales. El entrenamiento y/o acostumbramiento gradual de oradores y participantes en el uso de estos nuevos softwares será otro factor a tener en cuenta.
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Eventos sociales, lanzamientos de producto, eventos para promover la imagen corporativa, eventos emotivos (despedidas, otorgamiento de premios, etc., etc.) son imposibles de realizar como corresponde por internet. Asimismo, los eventos presenciales continuarán como experiencia “lujosa” reservada para ocasiones especiales, probablemente de la misma manera que la conversación telefónica jamás reemplazó por completo a la entrevista personal.
De todos modos, los elevados gastos incurridos para realizar eventos presenciales, sumado al tiempo consumido en su organización y ejecución, con el consecuente desgaste, esfuerzos y riesgos que se corren, en el futuro podrían obligar a justificaciones muy fundadas detrás de cada reunión presencial. |
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Los eventos on-line muy probablemente desempeñarán funciones de distinto tipo (incluyendo algunas totalmente nuevas) con intenso crecimiento y amplia diversidad de aplicación, hasta que eventualmente se establezcan arquetipos de uso aceptados según el rubro y sector, incluyendo su alcance local, nacional, regional o internacional en un mundo cada vez más globalizado. |
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Es importante tener en cuenta que por internet ya se realizan congresos, conferencias, foros, seminarios, mesas redondas, simposios, remates, pre-entrevistas laborales, pre-ferias, reuniones de trabajo, sesiones de trabajo, encuestas, focus groups, torneos, ventas, atención al cliente, clases, cursos, capacitación laboral, etc., etc. |
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| Los presupuestos de capacitación de las empresas y los planes académicos de sociedades y asociaciones profesionales y de otras organizaciones públicas y privadas podrían ser re-considerados en profundidad a corto plazo. |
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Copyright Cecilia Vilches (2007) |
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